Europa, a w tym i my, powoli zaczyna odmrażać gospodarkę. Społeczeństwo też już chyba powoli zaczyna wracać do innej „normalności”. Myślę, że za chwilę zaczniemy wracać do swoich miejsc pracy, biur, biurek, stert papierów (elektroniczny obieg dokumentów). Sam w tym momencie zadałem sobie pytanie co się zmieni, bo na pewno coś w naszych firmach i biura się zmieni:)
Praca zdalna to inny sposób pracy, nie mamy dostępu (chyba, że należymy do tych, którzy jednak zdecydowali się na elektroniczny obieg dokumentów) np. do dokumentów, które leżą sobie w firmie. Nie możemy też się przejść do księgowości zapytać czy mają fakturę z przed pół roku na organizację eventu. Co gorsza, nawet nie możemy zorganizować 10 spotkania w tym tygodniu w naszej sali konferencyjnej. Jak pracować – chciałoby się zapytać.
Oczywiście jeszcze przed pandemią (mam wrażenie, że to było wieki temu) pojawiały się pomysły na projekty optymalizujące, które byłyby przydatne w każdej organizacji, mogłyby zaoszczędzić czas oraz koszty, czy dać większą kontrolę nad procesem. Jednak zawsze pojawiało się coś ważniejszego, jakiś ważniejszy temat, bardziej priorytetowy projekt.
I nagle trafia się koronawirus, coś czego raczej żadna organizacja nie przewidziała. I nagle okazuje się, że te wszystkie projekty w ramach obszaru administracji stają się priorytetowe.
Wszystkie rozwiązania oczywiście dostępne już były przed koronawirusem. Jednak faktycznie brakowało takiego punktu, żeby organizacje i po prostu pracownicy uświadomili sobie, że nie ma co czekać. Wracając do tematu artykułu co zmienisz jak wrócisz?
Efektywność osobista
Ja zacząłbym zdecydowanie od uporządkowania swojego czasu pracy i skorzystania z narzędzi typu ToDo, Google Keep itp. Są to narzędzia, które w łatwy i przystępny sposób organizują nasze zadania do wykonania. To już prawie elektroniczny obieg dokumentów, przynajmniej tych naszych. Wszystkie aplikacje tego typu mają swoich mobilnych odpowiedników, więc zawsze swój dzień mamy „pod ręką”. Jeśli pracujemy w zespole, nad projektem (ale nie tylko), gorąco zachęcam do skorzystania z darmowych (do pewnego momentu) narzędzi do zarządzania projektami:
1. Trello
2. Bitrix
3. Monday
Dzięki temu, zawsze będziemy przygotowani na pracę z domu, a nasza efektywność na pewno wzrośnie.
Rozwiązania optymalizujące
Następnie pokusiłbym się o wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów i optycznego rozpoznawania znaków. Zbudowanie elektronicznego archiwum dokumentów (faktury, umowy, pisma) to nieoceniona wartość od oszczędności miejsca i pieniędzy do kwestii bezpieczeństwa. Osobnym tutaj tematem jest Optyczne Rozpoznawanie Znaków (OCR), dzięki czemu automatyzujemy proces wprowadzania faktur do systemu. Możemy to robić z dowolnego miejsca. Do tego zaoszczędzimy czas i pieniądze (nawet 50% czasu w procesie obiegu dokumentów).
Tak naprawdę wisienką na torcie będą roboty administracyjne (RPA), czyli aplikacje wykonujące powtarzalne czynności za człowieka. One nie zachorują, nie muszą iść na home office… Zachęcam biura rachunkowe do przyjrzenia się temu tematowi, bo wbrew pozorom wdrożenie robota np. do cyklicznego wystawiani faktur nie musi kosztować więcej niż średniej jakości ekspres do kawy.
Jestem ciekaw Waszej listy zmian po powrocie:)