Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów – studium przypadku

Spis treści

Faktury krążą po całej firmie, czasem nigdy nie docierają do płatności, sprzedaż ma wieczne zaległości w akceptowaniu faktur. Ponadto, widoczny był brak kontroli nad procesem, a w obieg dokumentów zaangażowanych było coraz więcej pracowników. Brzmi znajomo? Z takim problemem zetknęliśmy się u jednego z naszych klientów. Poproszono nas o pomoc, a więc do konkretów:

Na czym polegał problem?

Firma bardzo dynamicznie się rozwijała, zwiększała udziały w rynku, obrotu rosły, niestety w tym samym momencie rosły również koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa. Na koniec dnia okazywało się, że zyski w cale nie rosną tak jak oczekiwali właściciele. Firma zaczęła od głównego procesu. Czy można zrobić coś jeszcze? Szybkie spojrzenie na schemat organizacyjny i wybór padł na Back – Office – ale jak się za to zabrać?

I tutaj pojawiliśmy się my. Na początek trochę danych. Działy Back – Officeowe generują nawet do 20% wszystkich kosztów przedsiębiorstwa. To całkiem sporo, powiedzmy, że firma wydaje 2 000 000 zł na wynagrodzenia  rocznie, to 400 000 zł z tego przypada na działy Back Officowe. To samo tyczy się pozostałych kosztów.

Od czego zaczęliśmy – już na pierwszym spotkaniu z prezesem firmy okazało się, że przy projekcie optymalizacji głównego procesu, back office został całkowicie pominięty. Na pytanie czy wdrożyli już elektroniczny obieg dokumentów padła pewna odpowiedź, że tak. Niestety po głębszym sprawdzeniu okazało się, że to rozwiązanie nie do końca działa. Owszem, faktury są skanowane do systemu, ale nadal akceptacja odbywa się na papierowej wersji faktury. Do tego nadal utryzmywane jest archiwum papierowe. Zapytaliśmy pracowników czy są zadowoleni z procesu obiegu dokumentów, 75% pytanych odpowiedziała, że nie, ale nikt nie ma czasu się tym zająć. Klasyka😊

Znów trochę danych:

  1. Firma z branży transportowej
  2. 5000 faktur kosztowych w miesiącu wprowadzanych do systemu
  3. 640 godzin miesięcznie poświęconych na ten proces
  4. System F-K – Comarch Optima
  5. 4 osoby dedykowane do procesu obiegu dokumentów i wprowadzania faktur do systemu
  6. Brak jakiegokolwiek systemu raportów na jakim etapie jest dana faktura i gdzie są wąskie gardła w procesie

W konsekwencji liderzy w back office nie mieli kontroli nad procesem i nie do końca wiedzieli co mogą z tym zrobić. 

Co udało się zrobić?

  1. Wdrożyliśmy elektroniczny obieg dokumentów oraz aplikację do optycznego rozpoznawania znaków
  2. Zintegrowaliśmy oba OCR z systemem z Optimą, gdzie wystarczyło już tylko sprawdzić poprawność odczytu i zaksięgować fakturę

Efekty:

  1. ROI – jeden miesiąc
  2. 400 godzin miesięcznie zaoszczędzonych w procesie dzięki OCR
  3. 0 faktur papierowych w obiegu
  4. Osoby wcześniej wprowadzające na faktury dostały inne zadania, dzięki czemu wzrosła wydajność firmy w innych obszarach
  5. Liderom daliśmy narzędzia, dzięki którym mają kontrolę nad procesem a pracowniczy w końcu poczuli wsparcie ze strony zarządających